jueves, 30 de agosto de 2012

MICROSOFT EXCEL 2007


INTRODUCCIÓN

Una Herramienta incluida en la familia de Microsoft Office © (Word, Access, Outlook, PowerPoint, etc.), Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es una herramienta muy útil, que permite realizar cálculos muy simples hasta operaciones bastante más sofisticadas.

EXCEL 2007 ©

Excel 2007 © es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office ©. Si ya conoces otras herramientas de Microsoft Office © te resultara familiar utilizar Excel, muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos esta operación detalladamente).
Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de torta y en forma de barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional.
Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

ABRIR EXCEL

                Vamos a identificar dos formas básicas para acceder a Excel:

  1. Accediendo por el botón inicio de Windows.
Identificamos el botón Inicio situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacemos clic, vamos a Todos los programas, Microsoft Office © y luego Microsoft Office Excel 2007 ©. Finalmente se iniciará el programa.

  1. Accediendo mediante un acceso directo en el Escritorio de Windows.
Esta es una opción un poco más sencilla que la anterior. Simplemente nos vamos al escritorio de Windows y hacemos clic en el Icono de acceso directo de Excel. Finalmente se iniciará el programa.

Ingresando por cualquiera de las dos opciones anteriores se abrirá un pantalla similar a la siguiente:



CERRAR EXCEL

Para cerrar Excel, tenemos tres opciones:
  1. Haciendo clic en el botón , cerrar, ubicado en la esquina superior derecha de Excel.
  2. Presionando ALT + F4.
  3. Haciendo clic en el botón Office de Excel y luego en cerrar.


RECONOCIENDO EXCEL

  • Barra de Inicio
Esta barra contiene el nombre del documento con el que se está trabajando en este momento. En este caso el nombre es Libro1, nombre por defecto que asigna Excel al abrirse un documento nuevo. Además esta barra tiene los botones , minimizar, maximizar y cerrar respectivamente.

  • Barra de Acceso Rápido

Esta barra contiene iconos de acceso directo a las operaciones más habituales de Excel. En este Guardar , Deshacer y Rehacer .

  • Barra de Herramientas
 Agrupándolas en pestañas, Excel muestra las opciones para trabajar. En este caso se están mostrando las operaciones que se pueden realizar con la pestaña Inicio.

  • Barra de Formulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. En este caso estamos posicionados sobre la celda A1.

  • Barra de Etiquetas
Este nos permite movernos a través de todas las hojas del libro actual.

  • Barra de Desplazamiento
                Posicionados en una hoja del libro, esta nos permite desplazarnos de manera horizontal por la misma. En forma similar funciona la barra de desplazamiento vertical.

A efectos de resumir este contenido se omiten algunas de las funciones de Excel. No obstante ello para mayor información se pueden dirigir a la ayuda de Excel a través del botón Ayuda , en el grupo Edición de la ficha Inicio. 


COMENZANDO A UTILIZAR EXCEL

Hoja de Cálculo, básicamente es una hoja conformada por Filas y Columnas donde la intersección de ambas forma una Celda. 
 

Las Columnas están representadas por Letras A,B,C,…. y así sucesivamente. Y las Filas por números 1,2,3, …. y así sucesivamente. Cada Celda se va a identificar por el identificador de la Columna seguido del número de Fila. De esta manera la Celda interceptada por la Columna A – Fila 1 se identifica como A1.

Interesante: “Excel 2007 está formado por 16.384 columnas y 1.048.576 filas, esto nos da un total de 17.179.869.184 Celdas”

Escribir datos
                Se puede usar Excel para escribir todo tipo de datos que se deseen, profesionales o personales.
Se puede escribir dos tipos básicos de datos en las celdas de las hojas de cálculo: números y texto.
Excel se puede utilizar para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones de estudiantes. Crear una lista de productos o bien para registrar la asistencia de estudiantes.
Incluso se podria utilizar para realizar un seguimiento de la rutina diaria de cada uno de nosotros, cuentas, perdida de peso, lo que nos imaginemos, las posibilidades son ilimitadas y podria seguir extendiendome dando ejemplos.

Empezar a Escribir 
  • Presionando TAB podemos mover la selección una celda a la derecha.
  • Presionando ENTRAR podemos mover la selección una celda hacia abajo. 
Supongamas que vamos a escribir una lista de los alumnos. Para ello será necesario tener algunos datos: Apellido y Nombre, DNI, Fecha de Nacimiento. Por lo tanto hay que crear columnas de esta manera.
 Ya tenemos creada la lista, ahora lo guardamos con el nombre "Listado de Alumnos".
A continuación empezamos a cargar los datos, a modo de ejemplo carguemos los siguientes:
  1. GARCIA, Jose DNI: 38.598.254 F.Nac.: 11/10/94
  2. FERNANDEZ, Maria DNI: 39.521.251 F.Nac.: 25/02/95
  3. PEREZ, Carlos DNI: 38.254.456 F.Nac: 07/05/94
Quedaria de la siguiente manera:
Para darle Formato a las celdas lo hacemos seleccionamos el área a la cual queremos dar formato (haciendo clic sobre la primera celda y sin soltar el cursor arrastramos hasta el final), luego hacemos clic en el botón derecho del mouse, por último seleccionar Formato de celdas.
En este caso solo le dimos formato a los Bordes, y resaltamos con negrita los títulos de columnas. de esta manera con quedaría nuestra lista para seguir trabando.

Escribir Fecha y Hora
               Para escribir la fecha en el ejemplo anterior tuvimos que utilizar la barra diagonal o bien podríamos utilizar guiones, por ejemplo: 11/10/1994 o 11-octubre-1994. Excel reconoce esto como una fecha.
Si necesitaramos escribir hora, debemos escribir los números, un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p. Si sólo ponemos el número, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.

Curiosidad: "Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL y la tecla punto y coma (;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL, MAYÚS y la tecla punto y coma."


PRIMERAS FUNCIONES

                En este momento vamos a empezar a realizar operaciones matemáticas básicas, escribiendo fórmulas sencillas en las celdas.
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
 nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN).

Siguen las siguientes reglas:
  • Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el Signo =.
  • Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
  • Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
  • Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;

Signo igual (=)
                Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Por ejemplo para sumar 5 y 10:
=5 + 10
El signo más (+) es un operador matemático que indica a Excel que debe sumar los valores.
Si luego nos posicionamos sobre la Celda, en la barra de fórmulas podremos ver la como se obtuvo el resultado.

Otros signos
                              
Operador
Ejemplo
Suma (+)
=10+5
Resta (-)
=10-5
Multiplicación (*)
=10*5
División(/)
=10/5

Estos signos no son más que los que ya conocemos.
Es posible utilizar más de un operador matemático dentro de una fórmula. Por ejemplo:
          
=((49,5+23.7)*25)/10

Referenciar a otras celdas
Referencia
Hacen referencia a los valores de
A10
la celda de la columna A y la fila 10
A10;A20
la celda A10 y la celda A20
A10:A20
el rango de celdas de la columna A desde la fila 10 a la 20
B15:E15
el rango de celdas de la fila 15 desde la columna B a la E
A10:E20
el rango de celdas desde la columna A a la E y desde la fila 10 a la 20

Las referencias de celdas pueden indicar celdas independientes o rangos de celdas en columnas y filas.
Las referencias de celda identifican celdas individuales de una hoja de cálculo. Indican a Excel dónde debe buscar los valores para utilizarlos en una fórmula.

Función Sumar
                Se puede obtener el resultado de la suma de números de una columna o de una fila, haciendo clic en Suma , en el grupo Edición de la ficha Inicio. De este modo se especifica la función SUMA, que suma todos los valores de un rango de celdas. Para ahorrar tiempo, utilice esta función cada vez que tenga que sumar varios valores; de este modo no tiene que escribir la fórmula. O bien se puede escribir en una celda la función =SUMA, seguido del rango de valores a sumar entre paréntesis.

Función Promedio
                De manera similar a la SUMA, para calcular el promedio Excel especificará la fórmula automáticamente. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, hacemos clic en la flecha del botón Suma y luego en Promedio que se encuentra en la lista.
O bien escribir directamente =PROMEDIO, con la misma lógica de la Función SUMA.

Función Max y Min
                La función MAX busca el número mayor de un rango de números, y la función MIN el número menor.
De la misma manera que las dos fórmulas anteriores, podemos buscarlas haciendo clic en la flecha del botón Suma, o bien escribiéndolas.
Por ejemplo para buscar el valor mayor del rango B4:B9, la formula seria =MAX(B4:B9). De igual manera para encontrar el menor, solo hay que sustituir MAX por MIN.

Nota: "Estas operaciones, como tantas otras se encuentran, además, en el fichero Formulas de Excel."


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